CGV
1. Contenu
1.1 Le jour de l’arrivée, le CRANS AMBASSADOR fournira le nombre de chambres convenu préalablement. Toutes les chambres sont disponibles à partir de 15 heures et devront être quittées à 12 heures le jour du départ.
1.2 Si vous avez besoin de portiers, notre personnel est à votre disposition à partir de 7 heures.
1.3 Une taxe de séjour d’un montant de CHF 3,00 pour les adultes et de CHF 1,50 pour les enfants jusqu’à 18 ans sera facturée par jour et par personne en plus du prix des chambres.
1.4 Si des salles de réunion ou de travail en groupes, d’équipement technique ou d’autres commandes sont nécessaires, des contrats séparés devront être conclus avant l’arrivée.
1.5 Lors de l’arrivée, si le CRANS AMBASSADOR est incapable pour quelque raison que ce soit de fournir les chambres réservées, il s’engagera à fournir des chambres de standard équivalent et prendra en charge tous les frais supplémentaires qui en résultent relatifs au transport vers un nouvel hôtel ainsi que les prix des chambres dépassant ceux initialement convenus avec le CRANS AMBASSADOR.
1.6 S’il est nécessaire de servir des repas et des boissons lors de conférences ou de réunions, des contrats séparés devront être conclus avant la tenue de l’événement.
1.7 L’organisateur doit confirmer au CRANS AMBASSADOR le nombre définitif de clients pour un repas particulier ou des événements similaires, au plus tard 48 heures avant l’arrivée. Le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit de facturer sur la base du nombre réel de clients assistant à l’évènement, si ce nombre dépasse le nombre de clients confirmés pour la journée.
1.8 Si l’évènement inclut une nuitée pour les clients, le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit de facturer sur la base du nombre réel de clients passant la nuit à l’hôtel, si ce nombre dépasse le nombre indiqué avant l’événement.
1.9 Si une manifestation devait se poursuivre au-delà de 12 heures, une surtaxe serait facturée pour chaque heure ou partie d’une heure au-delà de 12 heures.
1.10 Le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit de modifier l’attribution des chambres pour toute manifestation ayant lieu au sein de son établissement tant que les exigences et les intérêts de l’organisateur sont respectés de manière satisfaisante et raisonnable. Cela s’applique en particulier si le nombre de clients change le jour de l’évènement.
1.11 Le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit d’appliquer une surtaxe pour tous les services à court terme. La taxe s’appliquera à toutes les modifications apportées au programme initial, telles que des modifications apportées à l’organisation de la conférence ou aux contrats concernant les repas et boissons.
1.12 Le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit de facturer sans consultation préalable les coûts supplémentaires relatifs par exemple, au personnel supplémentaire, à la fourniture d’électricité supplémentaire (par ex. discothèque) ou au ménage supplémentaire.
2. Coordination de l’évènement
2.1 Utilisation des locaux du CRANS AMBASSADOR
2.1.1 L’organisateur enverra le programme complet et définitif de l’évènement au plus tard 14 jours avant l’évènement. Le programme inclura des informations sur l’aménagement des locaux, tout équipement technique ou audiovisuel requis et toute information supplémentaire garante de la réussite du déroulement de l’évènement.
2.1.2 L’organisateur enverra une liste finale des clients au CRANS AMBASSADOR au plus tard 10 jours avant l’évènement. L’organisateur fournira toutes les coordonnées personnelles des clients.
2.1.3 Afin de garantir que le CRANS AMBASSADOR attribue de façon optimale les chambres aux clients, l’organisateur indiquera une liste prioritaire de clients ainsi que tous les handicaps, allergies ou autres exigences des clients.
2.1.4 Afin de garantir le bon déroulement de l’évènement, l’organisateur informera l’interlocuteur du CRANS AMBASSADOR chargé de l’évènement de tous les changements sur le court terme apportés au programme ou de tout souhait supplémentaire, avant ou durant la tenue de l’évènement.
2.1.5 L’entrée de l’hôtel, la réception et le hall d’entrée ne doivent pas être utilisés pour afficher des supports promotionnels ou l’image de marque de la société. Après consultation de l’interlocuteur du CRANS AMBASSADOR chargé de l’évènement, l’organisateur aura le droit d’installer ou de suspendre un logo de l’entreprise (par ex pour le bureau de bienvenue).
2.1.6 Afin de ne pas endommager les murs de l’hôtel, l’affichage de décorations ou d’autres objets doit être approuvé par l’interlocuteur du CRANS AMBASSADOR chargé de l’évènement, avant l’arrivée. Dans ce cas, l’organisateur doit garantir que de tels objets sont conformes aux réglementations anti-incendie.
2.1.7 L’organisateur devra informer tout interlocuteur du CRANS AMBASSADOR de toutes les livraisons. Afin de garantir le stockage sûr des documents et supports que l’organisateur souhaiterait envoyer à l’hôtel avant le futur évènement ou afin de prendre éventuellement en charge la publication d’une déclaration d’usage privé à l’attention des douanes, le CRANS AMBASSADOR demande les informations suivantes : – Date d’envoi – Mode d’envoi des documents à l’hôtel (poste, service de messagerie, etc.) – Quantité, dimensions et poids des documents envoyés et toutes les autres informations garantissant l’arrivée en toute sécurité des documents – Contenu de tous les documents envoyés ainsi que leur valeur pour l’assurance.
De plus, le nom de l’interlocuteur à l’hôtel et le nom de l’évènement seront clairement étiquetés/indiqués sur tout document envoyé à l’hôtel.
2.1.8 Les sociétés extérieures qui fournissent une construction technique (constructions techniques, stockage de documents) devant être construite dans les locaux du CRANS AMBASSADOR doivent tenir les issues de secours dégagées en tout temps. L’entrepreneur doit indiquer à la société extérieure toutes les issues de secours.
2.2 Repas et boissons
2.2.1 Le CRANS AMBASSADOR sera informé du choix final des plats et des vins au plus tard 14 jours avant la tenue de l’évènement.
2.2.2 L’organisateur fournira à l’hôtel un ordre du jour exhaustif de l’évènement au plus tard 24 heures avant l’évènement. L’ordre du jour comportera les discours, les pauses pour rafraîchissement, les spectacles ou toute pause prévue.
2.2.3 Notre copieux buffet de petit-déjeuner est disponible de 07h à 10h30.
2.2.4 Le CRANS AMBASSADOR ne peut fournir et conserver le haut niveau et la grande qualité des plats et boissons qu’il s’efforce de fournir qu’à condition que les clients arrivent à l’heure ou qu’il ait été informé par l’organisateur de tout retard concernant les heures de service des repas, au plus tard une heure avant l’évènement. En cas de retard de plus de 30 minutes, le CRANS AMBASSADOR facturera tous les frais supplémentaires (par ex. personnel supplémentaire, etc.) en conséquence.
3. Conditions de paiement et annulation d’évènements/de la manifestation
3.1 Coordonnées bancaires :
Crédit Suisse
Rue du Prado 19 3963
Crans-Montana
IBAN CH09 0483 5168 1425 4100 1
3.2 Toutes les factures doivent être réglées sans escompte dans les 30 jours suivant la réception de la facture émise par le CRANS AMBASSADOR. En cas de réclamations concernant la facture, merci d’en informer le CRANS AMBASSADOR au plus tard 10 jours après la date d’émission de la facture.
3.3 Le CRANS AMBASSADOR suppose que toutes les factures doivent être réglées par l’organisateur. Si l’organisateur souhaite convenir d’un autre mode de paiement ou d’une division spéciale de la facture, il s’en occupera avant l’évènement. L’organisateur supportera tous les impayés.
3.4 Si les dates indiquées dans le contrat individuel concernant le paiement de la caution convenue ne sont pas respectées pour un motif quelconque, le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit d’annuler l’évènement. Dans ce cas, le CRANS AMBASSADOR facturera une indemnité similaire aux frais d’annulation. La date à laquelle était due la caution sera considérée comme date d’annulation.
3.5 Si le montant de la caution payée à l’avance ne couvre pas les frais d’annulation, le CRANS AMBASSADOR se réserve le droit de facturer à l’organisateur la somme restant à payer.
3.6 Les frais d’annulation sont calculés conformément à la liste figurant dans le contrat individuel. Si une annulation devait uniquement concerner une partie de l’évènement, les frais d’annulation seront de
3.7 Les frais de portage sont de CHF 14.- arrivée, sortie, par personne
3.8 La distribution de cadeaux dans la salle est possible après 14 heures et sera facturée CHF 5 par cadeau.
3.9 Collecte des ordures : merci de noter que nous facturons CHF 60 par mètre cube pour éliminer les déchets de congrès tels que des documents, boîtes, etc.
3.10 Le supplément pour le service de petit-déjeuner avant 7 heures est de CHF 450 pour chaque heure commencée avant 7 heures.
3.11 Si aucun repas n’est défini, les montants suivants seront utilisés comme frais de base :
- Apéritif CHF 20
- Cocktail CHF 45
- Déjeuner & dîner CHF 70
4. Animaux de compagnie
4.1 Les chiens sont bienvenus, mais ne seront pas autorisés dans le Restaurant LA TABLE. La taxe pour les animaux de compagnie est de CHF 35 par nuit (hors nourriture) et permet de couvrir les coûts spéciaux de nettoyage. Nous nous réservons le droit de facturer aux clients tout dégât causé par leurs animaux de compagnie.
5. Responsabilité
5.1 L’organisateur sera totalement responsable de tout préjudice ou dommage causé par lui-même, par quiconque travaillant pour le compte de l’organisateur ou par les clients. Il incombe à l’organisateur de s’assurer qu’il possède une couverture d’assurance suffisante.
5.2 L’organisateur sera uniquement responsable du préjudice et des dommages aux supports et équipements qu’il causera au CRANS AMBASSADOR. Le CRANS AMBASSADOR n’est responsable que dans le cadre des dispositions législatives. Cela est également valable pour tout support ou équipement envoyé au CRANS AMBASSADOR par l’organisateur avant la tenue de l’évènement.
5.3 Si le CRANS AMBASSADOR met de l’équipement technique à la disposition de l’organisateur ou l’obtient d’une tierce partie pour l’organisateur, il agira pour le compte de ce dernier. L’organisateur sera chargé de prendre soin de tous les équipements et de les retourner en toute sécurité et exemptera le CRANS AMBASSADOR de toute réclamation de tiers concernant ce qui précède.
6. Droit applicable et juridiction compétente
6.1 Le présent contrat sera régi exclusivement par les lois substantielles de Suisse.
6.2 Sion, en Suisse, sera la juridiction compétente convenue et exclusive pour tous les litiges juridiques découlant de ou en rapport avec la relation contractuelle entre les parties.
7. Divers
7.1 Le présent contrat ne peut être modifié que par un accord écrit signé par les parties.
